Virtual onboarding: hoe doe je dat?

Categorieën: Events

Virtual onboarding; hoe doe je dat?


De afgelopen drie weken werken we met z’n allen zo veel mogelijk vanuit huis. Dat geldt in ieder geval voor het grootste gedeelte van de financials uit ons netwerk. De finance functie is de afgelopen jaren sterk gedigitaliseerd en daar plukken we nu de vruchten van.

Het is zeker nog geen “business as usual”, maar veel organisaties blijven actief op zoek naar talentvolle financials. Enerzijds omdat de finance functie vandaag de dag nóg crucialer is, maar ook omdat er vertrouwen is in de toekomst.

Veel organisaties hebben een goed beeld van hoe ze hun hiring proces zo veel mogelijk virtueel kunnen doen. Als de technologie meewerkt, kan een online kennismaking net zo waardevol zijn als een persoonlijk gesprek. Ondanks dat iemand niet “live” bij een bedrijf is geweest, zal de cultuur, manier van werken en “office vibe” doorschijnen in de gesprekken en kan wederzijds goed bepaald worden of iemand hierin zal passen. En eerlijk gezegd is het ook wel leuk om gelijk de huiskamer van je toekomstige collega te zien…

Vaak is het echter nog niet helemaal duidelijk hoe het dan werkt als iemand vanuit huis gaat starten in plaats van op kantoor. Hoe zorg je voor een goede virtual onboarding?

Vóór de start
Er zit vaak een lange periode tussen het tekenen van het contract en de echte startdatum. Juist in deze tijd is het nodig om als directe manager tussendoor intensief contact te houden, zodat iemand vol energie en vertrouwen gaat starten!

De start
Veel organisaties zorgen ervoor dat men vóór de eerste werkdag al beschikt over alle “tools” om te gaan starten. Deze worden óf opgehaald op kantoor (op gepaste afstand natuurlijk) of thuis bezorgd. Dit is dé uitgelezen kans om je te onderscheiden als nieuwe werkgever! Want we hebben het hier natuurlijk niet alleen over een laptop of telefoon. Als je het écht goed wil doen, zorg dan voor een strakke “virtual” start & een “onboarding box”. Maar wat houdt dat in?

Apparatuur
Laptop, telefoon, inlogcodes, software & datatoegang, (online) training & guides.

Informatie
(Online) content over organisatie (historie, business, ambitie, waarden & cultuur), HR (contract, personeelshandboek, beoordelingssystematiek etc.) en finance (b.v. jaarverslag, financiële rapportages, lopende of toekomstige projecten).

Collega’s
Overzicht en contactgegevens van de (directe) collega’s, toegang tot de bedrijf/groepsapp(s) en/of vergadertools (Teams, Google Hangouts, etc). Zorg ervoor dat je op de eerste dag ook de nieuwe collega introduceert binnen het team (tijdens een online meeting of via de groepsapp). Hiernaast is het handig dat er, naast de directe manager, een directe collega als “buddy” wordt gekoppeld die degene “wegwijs” kan maken binnen het bedrijf.

Agenda
Zorg voor een goedgevulde agenda voor de eerste periode. Van de “start” meeting met de directe manager, de kennismakingsgesprekken met collega’s uit het team, het management & de belangrijkste stakeholders, de introductie en/of online training m.b.t. de systemen & data, het virtueel “meelopen” met collega’s tot en met de geplande virtual “standups” & “vrijmibo’s”.

Gadgets
Misschien niet helemaal noodzakelijk, maar wel erg leuk én een kans om de “office vibe” mee te geven. Denk hierbij aan (customized) office supplies, branded koffie/thee, sweets en gadgets.

blog_image:article_limese_15859109755e8714bf551e0.jpg:end_blog_image

Na de start
Inwerken duurt natuurlijk langer dan drie weken. Zorg daarom voor een duidelijke structuur, periodieke “reflectie” & contactmomenten en blijf open met elkaar in gesprek over wat goed gaat en/of wat beter kan. En als het moment eindelijk daar is dat we weer met z’n allen op kantoor mogen zijn; zorg dat je het viert!
 
 

Reageer

Auteur
Claudia Jonkers
Publicatie datum
3-4-2020 12:20
Deel dit artikel